PORTARIA Nº 747/2021, DE 18 DE MAIO DE 2021, TRE-MA/PR/DG/STIC/GABSTIC.

Institui regras de utilização do Correio Eletrônico no TRE-MA.

O DIRETOR GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO MARANHÃO, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 20 do Regimento Interno deste Tribunal,

CONSIDERANDO a INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 7/2018 do TRE-MA que atribui à STIC a responsabilidade de definir e implementar regras de utilização do correio eletrônico e mensageria;

CONSIDERANDO a necessidade de garantir o bom funcionamento do serviço de Correio Eletrônico e a segurança das informações;

CONSIDERANDO a elevada quantidade de pedidos de aumento de espaço de caixa postal e a necessidade da definição de regras claras para o atendimento desses pedidos;

CONSIDERANDO as boas práticas de gerenciamento de correio eletrônico;

CONSIDERANDO, ainda, a necessidade de otimização de recursos de armazenamento de dados;

RESOLVE:

Art. 1º - Definir regras para utilização do Correio Eletrônico (e-mail) a serem adotadas no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Maranhão.

Art. 2º - Ficam estabelecidos os seguintes limites de armazenamento das caixas de correio eletrônico:

• Coordenadores, Secretários, Assessor Chefe, Diretor-Geral e Magistrados: 3GB.
• Chefes de seção e demais servidores: 1,5GB;
• Colaboradores temporários (estagiários, menores aprendizes e prestadores de serviço): 350MB.

§ 1º Os usuários que porventura utilizem espaço de armazenamento maior que o definido nesta regra terão o prazo de 90 dias a partir da publicação desta norma para excluírem o excedente em sua caixa de e-mails.

§ 2º Encerrado o prazo do parágrafo anterior, a seção responsável excluirá os e-mails mais antigos para adequar a caixa postal a seu limite de armazenamento.

Art. 3º - Caberá ao titular da caixa postal eletrônica gerenciar suas mensagens, apagando e-mails antigos e providenciando, quando necessário, o armazenamento local das mensagens que excedam à capacidade.

Parágrafo único: Nos casos excepcionais nos quais o agente público necessitar de aumento no limite definido para caixa de correio eletrônico dado o exercício de sua atividade, este deverá enviar requerimento devidamente justificado para apreciação do Diretor-Geral.

Art. 4º - Ficam estabelecidas as seguintes restrições no envio e recebimento de e-mails:

• Tamanho máximo de 25 MB para mensagens de correio eletrônico, incluídos todos os seus anexos;
• Cada mensagem poderá ser enviada, simultaneamente, a até 50 destinatários;
• Será bloqueado o envio de arquivos anexos dos seguintes formatos: .ade, .adp, .apk, .appx, .appxbundle, .bat, .cab, .chm, .cmd, .com, .cpl, .dll, .dmg, .exe, .hta, .ins, .isp, .iso, .jar, .js, .jse, .lib, .lnk, .mde, .msc, .msi, .msix, .msixbundle, .msp, .mst, .nsh, .pif, .ps1, .scr, .sct, .shb, .sys, .vb, .vbe, .vbs, .vxd, .wsc, .wsf, .wsh e outros, que a STIC considere potencialmente perigosos;

Art. 5º - As listas de discussão institucionais, criadas a fim de facilitar a disseminação de informações entre usuários, em regra, não receberão e-mails externos à instituição.

Parágrafo único: A solicitação formal de recebimento de e-mails externos em listas de discussão deverá ser realizada de acordo com Instrução Normativa Nº 7/2018 que estabelece as normas para controle de acesso a rede e sistemas.

Art. 6º - Em listas de discussão, será permitido o envio de e-mail através da opção "Enviar em nome de", desde que o gestor do respectivo setor ou representante de comissão a que se refere a lista, faça a solicitação através de chamado junto à Central de TI.

Art. 7º - Serão bloqueadas, pelo setor responsável, as caixas postais dos usuários que:

• Não acessarem o correio eletrônico por um prazo de 90 dias consecutivos;
• Tiverem seu vínculo encerrado com o TRE-MA.

§ 1º Após confirmado o bloqueio, a caixa de correio eletrônico deixará de receber novas mensagens, internas e externas, e o usuário não conseguirá acessar o seu conteúdo, ficando preservadas as mensagens.

§ 2º Para realizar o desbloqueio de caixa postal bloqueada por inatividade, o usuário deverá abrir um chamado através da Central de TI.

Art. 8º - As caixas postais que permanecerem bloqueadas por um período de 4 anos, sem solicitação de desbloqueio, poderão ser excluídas.

§ 1º Na hipótese de exclusão, serão apagadas definitivamente todas as mensagens.

§ 2º Antes da exclusão definitiva, a relação das caixas postais a serem excluídas será publicada na intranet, sendo aberto um prazo de 30 dias para manifestações.

Art. 9º - Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Luann de Matos Oliveira Soares

Diretor-Geral